این روزها بخصوص با ذوب شدن یخ تحریم‌ها دوباره بحث خرید و استفاده از سیستم‌های ERP در میان مدیران تجاری و صنعتی کشور و استان داغ شده است. شرکتهای مشاور و پیاده‌سازی ERP موارد موفقیت‌آمیز اجرای ERP را برای مدیران مطرح می‌کنند که دهان هر مدیری را آب می‌اندازد. اما با تحقیق بیشتر ناگهان نمونه‌های بسیاری از شکست‌های ERP برایشان آشکار می‌شود که پشت هر مدیری را می‌لرزاند. پس چکار باید بکنند؟ بیایید با هم مروری مختصر بر این موضوع داشته باشیم.
ERP چیست؟
ERP مخفف Enterprise Resource Planing است که به «برنامه‌ریزی منابع سازمانی» ترجمه شده است و سیستم ERP عبارت است از مجموعه منسجمی از برنامه هایی که برای پشتیبانی از فعالیتهای اصلی سازمان نظیر تولید، مالی و حسابداری، فروش و بازاریابی و منابع انسانی به کار گرفته می شود. سیستم ERP قسمتهای مختلف سازمان را در توزیع و تسهیم اطلاعات و دانش، کاهش هزینه ها و بهبود مدیریت فرایندهای کسب و کار یاری می دهد.
ERP، پیشرفت سیستم‌های سازمانی
سیستم‌های ERP در واقع نسل سوم نرم‌افزار اطلاعاتی می‌باشند که تجربه‌ای بیش از نیم‌قرن کار بر روی سامانه‌های اطلاعاتی سازمانها می‌باشد. نسل نخست، سیستم‌های جزیره‌ای بودند که در آن هر واحد یک سیستم نرم‌افزاری مستقل برای خودش داشت. فرضاً مالی سازمان نرم‌افزار خاص خودش را داشت و انبارداری هم نرم‌افزار خاص خودش را و اگر مدیر از این دو واحد موجودی ریالی انبار را می‌پرسید به دو پاسخ متفاوت با اختلاف زیاد می‌رسید چون هر کدام از پایگاه اطلاعاتی مستقلی استفاده می‌کردند.
اما نسل دوم، سیستم‌های جامع سازمانی بودند که در ایران بیشتر به یکی از نمایندگان آن یعنی MIS یا Management Information System شناخته شده است. در این نسل سعی می‌شد کل سیستم‌های مورد نیاز یک سازمان را در یک نرم‌افزار بگنجانند. این سیستم‌ها بسیار پیچیده می‌شدند و در بیشتر مواقع سازمانی که می‌خواست MIS خود را داشته باشد، عملاً مجبور می‌گردید یک تیم نرم‌افزاری قوی در درون سازمان ایجاد بکند.
اما در نسل سوم یا ERPها که از دهه 90 میلادی شروع به رشد کرده‌اند، به سیستم سازمانی به صورت سامانه‌های نگاه می‌شود که ضمن استقلال می‌توانند در کنار هم بخوبی کار کنند. بعنوان مثال فرض کنید یک شرکت مادر که در زمینه تولید تلفن همراه کار می‌کند، دو شرکت زیر مجموعه دارد که در یکی تلفن همراه ساخته و فروخته می‌شود و در دیگری خدمات پس از فروش به مشتریان تلفن‌همراه ارائه می‌گردد.
هر سه شرکت مادر، تولیدکننده و خدمات‌دهنده نیاز به سامانه مالی برای ثبت عملیات مالی و حسابداری خود نیاز دارند. اما کدینگ و رویه هر کدام از سامانه‌ها متفاوت است. در عوض دو شرکت تولیدکننده و خدمات‌دهنده نیاز به سامانه انبارداری مشابه دارند در حالی که شرکت مادر نیاز به انبارداری ندارد. شرکت تولیدکننده به طور اختصاصی نیاز به سامانه تولید دارد و شرکت خدمات‌دهنده نیاز به سامانه خدمات و هر سه شرکت نیاز به سامانه منابع انسانی مشابه دارند. یک ERP خوب باید برای هر سه شرکت راهکار مناسب و بهینه‌ای داشته باشد. که در درجه اول باعث کم شدن هزینه‌های تولید یک سامانه جامع اطلاعاتی برای آن شرکتها می‌گردد.
شعار اصلی ERP چیست؟
شعار اصلی ERP بهترین روش یا Best Practice بودن است. در واقع سازنده‌های ERP که به طور معمول جزو بزرگترین تولیدکنندگان حوزه نرم‌افزار هستند، مدعی هستند که با بررسی صدها شرکت فعال در یک زمینه، بهترین روش اجرای کار در آن زمینه خاص را به دست آورده و حالا می‌توانند این روش اجرا را در شرکت شما اجرا بکنند. همین مسئله نشان می‌دهد چرا ERPهای وطنی (بجز تعدادی کمتر از انگشتان یک دست) در واقع اصلاً یک ERP نیستند و تنها ادعای آنرا دارند. زیرا در عمل تعداد مشتریان آنها آنقدر نیست که بتوانند به این شعار در یک زمینه تخصصی جامعه عمل بپوشانند. پس در هنگام خرید ERP مراقب فروشنده آن باشید.
نکته بسیار مهم این است که اگر به دنبال تغییر ساختار خود برای بهبود نیستید، به سراغ ERP نروید. ERP چیزی بیش از یک نرم‌افزار جدید برای سازمان شما است. ERP به دنبال آن است که با پیاده‌سازی بهترین روش اجرای یک کسب و کار، بهره‌وری سازمان شما را بالا ببرد و این یعنی ممکن است فقط با تغییرات ساختاری مهمی در سازمان شما قابل تحقق باشد.
اطلاعات، اطلاعات و اطلاعات
ERP هر چند بسیار هزینه‌بردار است، اما در واقع تنها ابزاری است که تضمیمن می‌کند مدیریت، اطلاعات صحیح سازمان خود را می‌بیند. می‌دانیم که در علم روز مدیریت، چرخه فرآیند مدیریت به صورت:
• برنامه‌ریزی
• سازماندهی
• نظارت
• کنترل
• رهبری
• نوآوری
تعریف شده است که در تمام آنها مهم‌ترین نکته اطلاعات و دسترسی سریع به آن است. ERP به مدیران کمک می‌کند به جای صرف وقت زیاد برای جمع‌آوری اطلاعات بیشتر به بررسی و نتیجه‌گیری از اطلاعات بپردازند. پس خوب دقت کنید:
تنها وقتی به سراغ خرید ERP بروید که تصمیم‌گیری از روی اطلاعات برای شما به یک عادت تبدیل شده است.
شرکتها و سازمانهای که در آنها اطلاعات تنها جمع‌آوری می‌شود و مدیران به طور معمول با آنها کاری ندارند و یا تنها با رصد اطلاعات خارج از سازمان تصمیمات درون سازمانی می‌گیرند (مانند بسیاری از سازمانهای دولتی) به هیچ وجه نیاز به ERP ندارند و خرید یک ERP می‌تواند برایشان پرهزینه و بی‌فایده باشد.
فواید پیاده‌سازی ERP
نکته بسیار پراهمیت در استقرار سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمان (ERP) پیچیدگی اینگونه سیستم ها است، اما آنچه که گاهاً فراموش می‌گردد. اینست که سادگی دلیل روی آوردن صنایع به ERP نیست بلکه استفاده از قابلیت‌های منحصر به فردی چون محاسبه بهای تمام شده محصول و یا خدمات، کاهش موجودی و کنترل موثر انبارها، کاهش بهای محصول و خدمات، ارتقاء سرعت فرآیند، یکپارچگی بیشتر با تکنولوژی‌های روز دنیا مانند RFID، سیستم‌های اتوماسیون صنعتی و از همه مهمتر قابلیت برنامه‌ریزی نظیر برنامه‌ریزی تولید، مواد، فروش، خرید، آموزش، نگهداری و تعمیرات و … می‌باشد که در سایر گونه‌های سیستم‌ها، ناممکن و یا ناقص رخ می‌دهد. شاید مهم‌ترین فواید سیستم‌های ERP را بتوان در موارد زیر خلاصه کرد:
1- یکپارچگی پایگاه داده و جلوگیری از افزونگی نگهداری و بهبود گردش اطلاعات.
2- امکان استفاده از تجارب و استانداردهای جهانی
3- مهندسی مجدد مبتنی بر فناوری، فرآیندها و ساختار سازمان
4- تسهیل در تصحیح و گسترش فرآیندها و ممانعت از سوء‌استفاده‌های مالی و …
5- افزایش سهولت در ارتقاء فناوری اعم از فناوری‌های اطلاعات نظیر سامانه‌های RFID و یا اتوماسیون صنعتی.
6- افزایش قابلیت‌های نظیر برونسپاری، همکاری‌های بین شرکتی، مدیریت روابط با مشتریان و یا سرمایه‌گذاری مشترک
7- ارتقاء کیفیت فرآیند تصمیم‌گیری با کمک BI
8- کاهش سطح موجودی و افزایش کنترل بر موجودی در انبارها اعم از انبارهای مواد خام، قطعات، محصول و پای کار.
9- افزایش کنترل‌های مالی و امکان مشاهده و تصحیح گلوگاه‌های سازمان.
10- کاهش هزینه‌ای نیروی کار و کاهش بهای تمام شده محصول و یا خدمات.
11- افزایش سرعت در ردیابی علل وقوع اشکالات و پاسخ سریع‌تر به نیازهای بازار.
12- افزایش قابلیت‌های برنامه‌ریزی.
ERP چه قیمتی دارد؟
یکی از پارامترهای اصلی در خرید هر محصولی قیمت آن است. اما ERP چه قیمتی دارد؟ پاسخ به این سوال ساده نیست. در اکثر متدولوژی‌های پیاده‌سازی سازنده‌های معتبر ERP، سامانه‌های که باید خریداری و پیاده سازی شوند، در فازها دوم به بعد مشخص می‌شوند. یعنی بعد از آنکه شما یک مشاور خوب برای خودتان انتخاب کردید و آموزشهای اولیه به مدیران شما داده شده و انتخاب ERP اصلی انجام گردیده است. اما نکته مهم در قیمت ERP آن است که هزینه‌ای که برای خرید ERP می‌دهید در حدود پانزده درصد قیمت تمام شده استقرار ERP در موسسه شماست. نزدیک به همین هزینه را شما باید برای سخت‌افزار و زیرساخته‌های مناسب ERP انجام دهید و بیش از دو برابر این مقدار را برای آموزش کارکنان و مدیران خود باید هزینه کنید و در نهایت ما بقی مبلغ نیز هزینه مشاوران و کارهای نظیر سفارشی سازی و تبدیل داده‌ها خواهد شد. هزینه‌ها در اینجا تمام نخواهد شد. چون شما به صورت سالیانه باید برای پشتیبانی آن هم هزینه پرداخت کنید.
در مجموع پیاده‌سازی ERP ارزان نیست. هر چند شرکتهای تولیدکننده مدعی هستند محصول آنها از شرکتهای دو نفری تا چند ملیتی را پاسخگو است و از هر کس به فراخور حال و بسته به نیازش هزینه دریافت خواهند کرد، اما بر اساس آمار موجود برای شرکتهای کوچک تا متوسط هزینه‌ای چهار تا سی میلیارد ریال باید در نظر گرفت.
چه نرم‌افزار ERP بخریم
سوال خوبی است، اما جواب ساده‌ای برای آن وجود ندارد. شرکتهای تولیدکننده ERP یا مشاوران مرتبط با آنها همیشه سعی می‌کنند شما را متقاعد کنند که محصول آنها جوابگوی شما هست. اما یک مدیر خوب به سادگی نباید در این تله پر زرق و برق بیفتد. اگر مشاور بیطرفی دارید، از او بخواهید که لیست مقایسه‌ای از ERPهای موجود برایتان تهیه و براساس آن تصمیم بگیرید. در غیر این صورت سوالاتی که در ادامه می‌آید، می‌تواند به شما در این رابطه کمک کند.
از فروشنده ERP چه سوال‌های بپرسید:
1- آیا این محصول در شرکت که محصولی یا خدماتی مشابه شما دارد، جواب داده است؟ اگر نه آیا در شرکتی که شبیه به شما می‌باشد، جواب داده است یا خیر؟ مواظب باشید هیچگاه گول فهرست طولانی مشتریان ERP را نخورید. حتی اگر شرکتی مشابه شما در لیست هست، به این معنا نیست که آنها پیاده‌سازی موفقی از ERP داشته‌اند و ممکن است با پیاده‌سازی با صرف هزینه‌های گزاف منجر به شکست شده باشد.
2- از فروشنده ERP در مورد تعدد ماژولهای آن سوال کنید و مطمئن باشید برای قسمتهای مختلف ماژولهای با کارکرد تخصصی دارد. مثلا انبارداری تولید با انبارداری بنکداری متفاوت می‌باشد یا حسابداری بازرگانی با حسابداری خدمات متفاوت است. اگر فروشنده مدعی است حسابداری او تمام حالات را پشتیبانی می‌کند، بدانید که با یک سامانه جامع اطلاعاتی پیچیده طرف هستید و نه یک ERP و به قول معروف گنجشک را رنگ کرده و می‌خواهند جای قناری به شما قالب بکنند.
3- از فروشنده ERP بخواهید که سه نمونه موفقیت‌آمیز پیاده‌سازی ERP با عدد و رقم در مورد صرفه‌جوئی مالی انجام شده به شما بدهد. فروشنده‌ها در معرفی کردن نمونه‌های موفق همیشه پیش‌قدم هستند. اما وقتی بحث مالی می‌شود، پا پس می‌کشند اما ما باید یادمان باشد که تمام هدف ERP آن است که سازمان را به یک سازمان پر بازده‌تر تبدیل کند و سود بیشتر برای سهامداران ایجاد بکند. اگر فروشنده ERP در این زمینه مقاومت می‌کند، پس یا ERP آنها نتوانسته است سوددهی لازم را بوجود بیاورد و یا اینکه فروشنده اصلاً از نتیجه کارش باخبر نیست. این روزها شما می‌توانید به ارقام مالی بسیاری از شرکتهای بزرگ در بورس دسترسی داشته باشید و خودتان هم می‌توانید با مقایسه ارقام چندساله آنها تاثیر پیاده‌سازی ERP را در صنعت آنها مقایسه کنید. دقت داشته باشید که پیاده‌سازی خوب ERP باید حتما در یک بازه پنج ساله بازده مناسبی در شرکت داشته باشد.
4- از فروشنده بخواهید سه پیاده‌سازی منجر به شکست شده ERP شان را با ذکر دلیل برایتان شرح بدهد. برخلاف داستانهای موفقیت، فروشنده‌ها اصلاً دوست ندارند داستانهای شکست را برای دیگران تعریف کنند. اما شما با مطالعه دلایل شکست ERP آنها، مطمئن می‌شوید که چنان دلایلی در سازمان شما وجود دارد یا خیر؟ و آیا ERP مورد نظر به کار شما می‌خورد یا نه. اگر فروشنده‌ای اعلام کرد هیچ شکستی وجود نداشته است، بدانید که با یک دروغ‌گوی حرفه‌ای طرف هستید و دور محصول آنها را خط بکشید. در این کار تعداد شکست‌ها معمولا بسیار زیاد است و اگر فروشنده‌ای حاضر نیست شکست‌ها را ببیند، یعنی حاضر نیست از تجربه گذشته خود استفاده کند.
5- از فروشنده بخواهید برآوردی از هزینه‌های پیاده‌سازی ERP به شما بدهد. این هزینه‌ها باید شامل سخت‌افزار، زیرساخت نرم‌افزاری، لایسنس نرم‌افزار ERP، و هزینه مشاوران و آموزشهای لازم باشد و اگر فروشنده تنها قیمت نرم‌افزار را به شما می‌دهد، بدانید که یا می‌خواهند سایر هزینه‌ها را از شما پنهان کند و یا اینکه محصولشان یک سیستم ERP نیست. همچنین هزینه‌های پشتیبانی سالیانه را هم حتما سوال کنید.
پ.ن: بخشی از این مطلب تحت عنوان «ERP چه قیمتی دارد؟» در شماره این ماه مجله «تجارت برتر» چاپ شد.